10 советов по созданию корпоративной политики путешествий

Корпоративная политика путешествий, которую часто еще называют тревел-политикой компании, - это свод основных принципов и процедур, регламентирующих планирование и организацию деловых поездок и корпоративных путешествий в компании. В частности, в этом документе прописаны правила бронирования авиабилетов и гостиничных номеров, лимиты на стоимость туристических услуг для разных категорий персонала, требования к отчетности по итогам бизнес-поездки.

Хорошо написанная корпоративная политика путешествий гарантирует, что ваша компания контролирует все расходы, связанные с командировками. Тревел-политика также дает бизнес-путешественникам уверенность и гибкость при бронировании отелей, авиабилетов и других услуг для совершения деловой поездки. Мы изучили множество корпоративных политик путешествий, проанализировали их и хотим дать 10 советов, которые помогут создать вам качественный и результативный документ.

1. Определитесь с целями

Прежде чем начать писать политику корпоративных поездок, решите для себя - чего вы ждете от данного документа? Какова Ваша главная цель – снижение расходов или обеспечение комфорта вашим сотрудникам во время деловой поездки? Скорее всего, обе эти цели будут ключевыми, но всё же вам необходимо четко расставить приоритеты. Например, вы можете выбрать более дешевый билет на самолет лоукост- компании или оправить сотрудника в командировку на поезде. Это принесет ощутимую экономию вашему бюджету. Но будут ли довольны при этом ваши подчиненные уровнем комфорта в пути? Чтобы достичь баланса, определитесь с корпоративными принципами принятия решения при выборе способа проезда, категории отеля, типа трансфера и других параметров бизнес-путешествия сотрудников.

2. Будьте проще

Корпоративная политика путешествий по объему не должна быть похожей на роман «Война и мир». Не увлекайтесь подробными описаниями и разъяснениями. Чем больше в документе страниц, тем меньше вероятность, что ваши сотрудники будут его читать. Старайтесь указать в тревел-политике только основные моменты, придерживаясь принципа «Краткость – сестра таланта».

3. Управляйте своей тревел-политикой

Если вы не будете управлять своей политикой путешествий, то этим умело воспользуются ваши сотрудники. И не исключено, что с мошенническими целями. Поэтому четко пропишите все пункты в корпоративной тревел-политике:  какой класс билетов и отелей могут выбирать сотрудники определенной должности, какой размер командировочных для них предусмотрен, какую сумму разрешается потратить на представительские расходы, и т.п.

4. Лимиты расходов на деловые поездки

Этот пункт плавно вытекает из предыдущего. Определитесь с количеством звезд и ценовой политикой отелей для каждой категории сотрудников. Но не забудьте учесть еще один факт: командировка может быть краткосрочной (один-два дня), или долгосрочной (до нескольких месяцев), в соседний город или на другой континент. Такие различия предполагают совершенно разные подходы к организации поездки. Обязательно учтите нюансы, связанные с продолжительностью и дальностью бизнес-путешествий.

Читайте также: 10 лайфхаков, которые пригодятся в бизнес-поездках

5. Предварительное бронирование

Известный факт: чем раньше будет забронирован авиабилет или отель, тем ниже будет его стоимость. Следовательно, при раннем бронировании расходы вашей компании на командировки будут меньше. Но в любой компании всегда имеются сотрудники, которые все и всегда делают в последний момент. Пропишите в корпоративной тревел-политике требования к граничным срокам бронирования – так вы обезопасите бюджет компании от избыточных расходов и сможете дисциплинировать бизнес-путешественников.

6. Класс билета и его стоимость

Стандартная корпоративная политика путешествий содержит информацию о том, каким классом разрешено лететь в самолете или ехать в поезде различным категориям сотрудников. Но довольно редко прописываются лимиты сумм, которые разрешено потратить на покупку проездного билета. А ведь даже в эконом-классе можно приобрести как промо-билет по низкой цене, так и самый дорогой вариант. Кроме того, стоимость билета на один и тот же рейс в разных авиакассах может существенно отличаться. Чтобы ограничить неэффективное расходование бюджетных средств, опишите принципы выбора билетов для деловой поездки при составлении собственной политики путешествий.

7. Программы лояльности

Задумывались ли Вы о том, почему некоторые сотрудники выбирают ту или иную авиакомпанию для бизнес-путешествия? Далеко не всегда причина кроется в уровне комфорта или в привлекательной цене на авиабилеты. Иногда ключевую роль в принятии решения играют программы лояльности авиакомпаний, участником которых является сотрудник. И, выбирая «свою» авиакомпанию, сотрудник зачастую просто зарабатывает себе дополнительные баллы на корпоративных поездках. Ваше право решать – предоставлять персоналу этот дополнительный бонус, или нет. Но обязательно укажите в корпоративной политике путешествий - может ли сотрудник воспользоваться накопленными в результате командировок бонусами в личных целях. А также обязательно пропишите, какие факторы должны быть решающими при выборе авиакомпании для полета (время в пути, стоимость билета и т.п.), чтобы интересы бизнес-путешественника не шли вразрез с интересами компании.

Читайте также: Почему вам следует добавить несколько дней отпуска к бизнес-поездке?

8. Начните сверху

Сотрудники компании должны понимать, что корпоративная политика путешествий едина для всех, кто работает в данной организации. И если в тревел-политике прописано, что все без исключения сотрудники летают эконом-классом, то этой же политики должны придерживаться и топ-менеджеры. И тогда этот документ будет иметь не только регламентирующий характер, но и послужит своеобразным объединяющим фактором, элементом корпоративной культуры в вашей компании.

9. Инструкции лояльности не помеха

Безусловно, корпоративная политика путешествий должна описывать все аспекты организации деловых поездок, устанавливать правила и давать четкие инструкции для сотрудников. Но дайте своим сотрудникам немного свободы! Позвольте им использовать определенную часть собранных миль и бонусов для оплаты личного путешествия во время отпуска, или предоставьте им возможность выбрать более удобный отель в доступной ценовой категории. Так вы повысите лояльность бизнес-путешественников к компании, которая даёт им такие возможности. Будьте строгими, но справедливыми и человеколюбивыми при составлении корпоративной тревел-политики. И не забывайте о балансе интересов компании и сотрудника!

Читайте также: Инсентив-тур как способ борьбы с эмоциональным выгоранием сотрудников

10. Проконсультируйтесь со своей туристической компанией

И, наконец, обратитесь за рекомендациями и помощью в составлении корпоративной политике путешествий в профессиональную туристическую компанию. Опытные специалисты с радостью подскажут вам, какие принципы организации деловых поездок будут эффективно работать, а какие нет. Также профессионалы дадут вам рекомендации по различиям в уровне сервиса и цен при выборе авиабилетов, гостиничных номеров, трансферов и других туристических услуг. Вы также можете заключить договор о сотрудничестве с профессиональной туристической компанией, специалисты которой помогут вашим сотрудникам в качественной организации бизнес-путешествий и будут контролировать соблюдение всех требований тревел-политики вашей компании.

Доверьте нам заботу о ваших путешествиях!

Туристическая компания «IVA MICE» - профессиональный помощник в организации деловых путешествий по всему миру. Мы позаботимся, чтобы командировки или отдых Ваших сотрудников были спланированы «без сучка и задоринки»! Наши менеджеры не только забронируют лучшие номера в самых комфортабельных отелях, закажут и доставят Вам авиа- и железнодорожные билеты, но и окажут визовую поддержку и помогут с оформлением всех необходимых для поездки документов. И всё это – с гарантированным уровнем качества и по оптимальным ценам. Наличие лицензии туристического оператора, банковской гарантии, прямые договора с надежными партнерами в разных странах мира обеспечивают надежность и ответственность при организации поездки любого уровня сложности. Мы стремимся предоставить лучшие решения в организации путешествий для наших клиентов, содействуя компаниям в достижении их бизнес-целей.

• Услуги для корпоративных клиентов
• Корпоративное туристическое обслуживание
• Заявка на комплекс туристических услуг

По всем вопросам Вам помогут менеджеры компании «IVA MICE»:

Телефоны:

+38 (044) 456-63-63

+38 (067) 117-98-24

+38 (067) 501-40-90

+38 (050) 610-40-95

e-mail: info@iva-mice.com

Вернуться к списку статей

Подписаться на рассылку:

​

Имя:Введите Ваше имяE-Mail:Введите адрес электронной почтыОтправка формы…На сервере произошла ошибка.Запрос отправлен

Отправить

Телефон:Введите номер телефона

 

Компанія IVA-MICE — професійний організатор відкритих та корпоративних заходів, спрямованих на розвиток бізнес-мислення, а також розширення кругозору та інструментарію у керівників найвищого та середнього рівня.

Ми розширюємо горизонти можливостей!

Wise Energy Group

Розвиток організацій, лідерів, команд

Human Resourses to Business

Підвищення цінності HR-процесів для бізнесу

Інна Косорига

Експерт у HR та в організаційному розвитку