Инструкция по оформлению документов

на предоставление туристических услуг гражданам Китая

 

1. Оформление туристического ваучера

• Ваучер оформляется на специальном бланке – на каждого туриста отдельно.

• В ваучер вносится следующая информация:

• Фамилия, имя туриста (как записано в загранпаспорте)
• Вид услуг: «Туристичне обслуговування в Україні»
• Период пребывания в Украине (дата прибытия, дата отъезда)
• Стоимость услуг: «Договірна»
• Место проживания в Украине: адрес отеля, категория номера, тип питания, телефоны
• Сумма гарантий туроператора (согласно Банковской гарантии): 20 000 Евро
• Дата оформления ваучера

• На распечатанном ваучере обязательно должна быть подпись сотрудника, оформившего ваучер, и печать компании.
• Скан-копия 1-й (верхней) части ваучера отправляется по e-mail туристу или его представителю в Украине
• Оригинал ваучера (1-я и 2-я части) ваучера передаются туристу во время встречи в аэропорту (или представителю туриста в Украине – по согласованию)
• Оригинал ваучера (3-я часть, нижняя) хранится в ООО «ТК «ИВА-ТРЭВЕЛ», в специально отведенном месте.
• Информация об оформленном ваучере вносится в таблицу «Реестр использования туристических ваучеров», расположенную в папке \Dropbox\IVA-TOUR\MICE\Ваучер.
• Внесение информации в «Отчет о продажах» (за каждый ваучер):

• Выручка (доход): 150 грн
• Оплата оператору: 50 грн
• Доход от продаж (автоматически вычисляемое поле): 100 грн

• Внесение информации в CRM-систему «Мои туристы»:

• По стандартной схеме оформления туристических услуг

2. Оформление медицинской страховки

• Медицинская страховка оформляется на весь период пребывания туриста в Украине.
• Скан-копия 1-й (верхней) части медицинской страховки на бланке страховой компании (ERV, INGO или др.) отправляется по e-mail туристу или его представителю в Украине.
• Оригинал медицинской страховки (1-я и 2-я часть) передаются туристу в момент встречи в аэропорту, или его представителю в Украине (по согласованию)
• Внесение информации в CRM-Систему «Мои Туристы»:

• По стандартной схеме оформления туристических услуг

• Внесение информации в «Отчет о продажах»:

• По стандартной схеме оформления туристических услуг

• Перечисление оплаты на счет Страховой компании:

• По стандартной схеме оформления туристических услуг

3. Оформление услуги по встрече туристов в аэропорту

• Перед встречей туристов в аэропорту необходимо подготовить табличку с указанием имён туристов (в установленном формате).
• После предоставления услуги встречи в аэропорту информация заносится в «Отчет о продажах». В расчете на одну встречу в аэропорту (1 турист или семейная пара, 2 чел.):

• Выручка (доход): фактическая стоимость услуги (стандарт - 400 грн)
• Оплата оператору: – 0 грн
• Доход от продаж (автоматически вычисляемое поле): 400 грн

• Внесение информации в CRM-Систему «Мои Туристы»:

• По стандартной схеме оформления туристических услуг

4. Оформление дополнительных туристических услуг

• Дополнительные туристические услуги по запросу клиента или его представителя (транспортное обслуживание, экскурсионное обслуживание, и т.п.) оформляются согласно обычной схемы оформления подобных услуг. Нестандартные услуги оформляются в индивидуальном порядке (по согласованию с руководителем).

Компанія IVA-MICE — професійний організатор відкритих та корпоративних заходів, спрямованих на розвиток бізнес-мислення, а також розширення кругозору та інструментарію у керівників найвищого та середнього рівня.

Ми розширюємо горизонти можливостей!

Wise Energy Group

Розвиток організацій, лідерів, команд

Human Resourses to Business

Підвищення цінності HR-процесів для бізнесу

Інна Косорига

Експерт у HR та в організаційному розвитку