529-52-52
+38 (044)
business
travel
+38 (044) 529-52-52
+38 (067) 501-40-90
+38 (050) 610-40-95
Как написать корпоративную политику путешествий
Хорошо составленная корпоративная политика путешествий защищает в поездках ваших сотрудников, уменьшает расходы компании на командировки и лимитирует ваши юридические обязательства. Такой документ описывает все стадии поездки – начиная от бронирования билетов и номеров в отелях, заканчивая документами, которые сдают для отчетности ваши сотрудники после путешествия.
Начните с требований к поездкам
В первой части своей корпоративной политики путешествий подробно опишите процесс согласования каждой командировки. Все поездки должны быть одобрены руководством. Тот факт, что в прошлом году данный сотрудник ездил на подобную конференцию или выставку, вовсе не означает, что в этом году будет так же. Составьте форму письменной заявки, которая содержит всю необходимую для согласования поездки информацию. В такой заявке сотрудник должен указать название события, цель поездки, даты путешествия, общую сумму расходов и название подразделения, на бюджет которого будут отнесены затраты.
Уточнение нюансов
Будьте осторожны, предоставляя сотрудникам самостоятельно бронировать авиабилеты или номера в отелях! Желательно такие действия согласовывать с уполномоченным трэвел-менеджером, HR-службой или бухгалтерией (в зависимости от того, как принято в вашей компании). Это связано с тем фактом, что часто сотрудники бронируют поездки через те авиакомпании, которые предоставляют им больше бонусов, и зачастую стоимость услуг в них далеко не самая оптимальная. Стремление сотрудника пополнить личный бонусный счет может идти вразрез и интересами компании, в результате чего вырастут корпоративные затраты на поездку. Поэтому каждое подобное действие должно быть одобрено подразделением/сотрудником, который отвечает за оптимальное расходование бюджетных средств. Пропишите правила бронирования и процедуру согласования в корпоративной политике путешествий. Но при этом не лишайте бизнес-путешественников права на инициативу. Если сотрудник сможет предложить альтернативные пути бронирования билетов или номеров в отеле, которые не только будут удобны ему самому, но и выгодны компании, - предоставьте ему такую возможность. Так вы сэкономите бюджет и дадите возможность сотруднику определенную свободу в принятии решений.
Читайте также: 10 советов по созданию корпоративной политики путешествий
Определитесь с расходами
Четко установите суточные расходы для каждой категории сотрудников. Определитесь, какие суммы они могут тратить на питание, телефонные переговоры, пользование такси, паркинг автомобиля и прочие мелкие расходы в поездке. Также установите виды отчетных документов по этим расходам. Например, Вы можете установить, что при оплате на сумму до 25 долларов для отчетности достаточно выписки по корпоративной кредитной карте, а на сумму свыше этого лимита необходимо предоставить чек или квитанцию. Выписка по карте покажет вам только общую сумму оплаты, а в чеке вы сможете увидеть детализацию расходов и узнать, не переборщил ли ваш сотрудник со своими «мелкими потребностями» - например, такими, как пользование мини-баром или платными телеканалами в отеле. Также четко укажите в корпоративной политике путешествий, какие затраты в поездке покрывает компания, а что является личными расходами сотрудников, которые он должен оплачивать самостоятельно.
Процедуры безопасности
Включите в корпоративную политику путешествий раздел, посвященный правилам безопасности во время поездки. Пропишите, что ваш сотрудник обязан предоставить номер телефона и адрес отеля, в котором он будет останавливаться. В случае изменения маршрута поездки он должен поставлен в известность своего руководителя и/или корпоративного трэвел-менеджера. Если ваш сотрудник выезжает в командировку за границу, то ему необходимо знать номера телефонов и адрес посольства вашей страны. Вы должны быть уверены, что в случае возникновения чрезвычайных ситуаций вы без труда сможете найти своего коллегу и установить с ним связь.
Описания процедуры возмещения расходов
Этот вопрос обязательно должен быть освещен в корпоративной политике путешествий. Четко опишите процедуру предоставления вашим сотрудником отчетов о расходах в командировке. Укажите перечень документов, которые должны быть предоставлены в бухгалтерию, и основные требования к их оформлению. Также в политике должны быть установлены сроки, в которые должна быть предоставлена отчетность о командировке, и выплаты компенсации за понесенные расходы.
***
Компания IVA MICE предоставляет помощь организациям и предприятиям в написании корпоративной политики путешествий (трэвел-политики). Этот документ поможет повысить качество организации бизнес-путешествий в вашей компании, а также оптимизировать затраты на деловые поездки.
Заполните форму заявки, и наш сотрудник свяжется с Вами, чтобы предоставить консультацию и ответить на Ваши вопросы.
Доверьте нам заботу о ваших путешествиях!
Туристическая компания «IVA MICE» - профессиональный помощник в организации деловых путешествий по всему миру. Мы позаботимся, чтобы командировки или отдых Ваших сотрудников были спланированы «без сучка и задоринки»! Наши менеджеры не только забронируют лучшие номера в самых комфортабельных отелях, закажут и доставят Вам авиа- и железнодорожные билеты, но и окажут визовую поддержку и помогут с оформлением всех необходимых для поездки документов. И всё это – с гарантированным уровнем качества и по оптимальным ценам. Наличие лицензии туристического оператора, банковской гарантии, прямые договора с надежными партнерами в разных странах мира обеспечивают надежность и ответственность при организации поездки любого уровня сложности. Мы стремимся предоставить лучшие решения в организации путешествий для наших клиентов, содействуя компаниям в достижении их бизнес-целей.
- Услуги для корпоративных клиентов
- Корпоративное туристическое обслуживание
- Заявка на комплекс туристических услуг
Вернуться к списку статей
По всем вопросам Вам помогут менеджеры компании «IVA MICE»:
Телефоны:
+38 (044) 456-63-63
+38 (067) 117-98-24
+38 (067) 501-40-90
+38 (050) 610-40-95
e-mail: info@iva-mice.com
Подписаться на рассылку:
Бизнес-тур в Германию
Секреты Баварского качества
Знакомство с лидерами автопрома Германии: BMW, Mercedes, Porsche, Audi
(Мюнхен, Германия 23-29.10.2016)
Компания IVA-MICE — профессиональный организатор открытых и корпоративных мероприятий, направленных на развитие бизнес-мышления, а также расширение кругозора и инструментария у руководителей высшего и среднего уровня.
Услуги компании
Клиентам и партнерам
Полезная информация
Статьи
Услуги
Обратная связь
Мы расширяем горизонты возможностей!
Наши партнеры:
"IVA Travel Partners" - Украина, 01133, Киев, ул. Е. Коновальца 31, оф. 514
тел. +38 (044) 529 52 52; +38 (067) 501 40 90; +38 (050) 610 40 95
Wise Energy Group
Развитие организаций, лидеров, команд
Human Resourses to Business
Повышение ценности HR-процессов для бизнеса
Инна Косорига
Эксперт в HR и в организационном развитии